Cara Menjadi Seorang Sekretaris yang Profesional

CARA MENJADI SEORANG SEKRETARIS YANG PROFESIONAL

1. Memiliki Kepribadian yang Baik

                Seorang sekretaris tidak hanya berpenampilan yang menarik saja, tapi juga harus mempunyai kepribadian yang baik. Seorang Sekretaris profesional harus bertanggung jawab, ramah tamah dan baik. Bukan hanya baik kepada pimpinan saja, tetapi sekretaris juga harus menunjukkan kepribadian yang baik terhadap sesama kawan kantor.

2. Memiliki Etika yang Baik

    Seorang sekretaris tidak hanya memiliki kepribadiaan yang baik saja tetapi seorag sekretaris juga harus memiliki etika yang baik seperti baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dll. Setiap sekretaaris harus memiliki etika yang baik karena berkaitan dengan citra perusahaan.

3. Mampu Berbicara di depan Publik

  Biasanya sekretaris diminta untuk menemani pimpinan dalam kegiatan presentasi untuk menggantikan dirinya. Dengan demikian seorang sekretaris harus pandai dan mampu berbicara yang baik di depan publik atau pada saat meeting.

4. Membuat Citra Baik untuk  Perusahaan

          Nama baik perusahaan merupakan hal yang harus dan wajib dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah bagian tangan kanan dari seorang pemimpin maka harus menampilkan citra perusahaan yang baik dihadapan perusahaan lain ataupun publik.

5. Harus Bisa Bahasa Asing

       Menguasai bahasa asing menjadikan nilai tambahan bagi seorang sekretaris. Karena terkadang pimpinan meminta seorang sekretaris untuk bertemu relasi yang bersal dari luar negeri.

6. Mengerti Accounting dan Pembukuan

            Seorang sekretaris harus menguasai hal tersebut agar bisa melakukan pembukuan kantor. Dengan hal seperti itu anda bisa menjadi seorang sekretaris yang profesional.

7. Pandai menjaga Rahasia

     Karena seorang sekreyaris terkadang diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan. 

Baca Juga : Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Oleh Seorang Sekretaris

ETIKA BERKOMUNIKASI

ETIKA BERKOMUNIKASI

A. ETIKA KOMUNIKASI

                Etika berasa dari kata "Ethikus" (batin) dan dalam bahasa Yunani disebut "Ethicos" yang berarti kebiasaan, norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, dan ukuran-ukuran baik dan buruk tingkah laku manusia. Jadi, etika komunikasi adalah aturan, nilai, atau ukuran tingkah laku baik dalam kegiatan komunikasi di suatu masyarakat. Etika dalam suatu pembicaraan harus diutamakan untuk menghargai dan menghormati lawan bicara. Etika komunikasi perkantoran merupakan istilah yang mempunyai pengertian sendiri, yakni norma nilai atau ukuran tingkah laku yang baik dalam kegiatan di suatu perkantoran. Pada dasarnya komunikasi perkantoran bisa berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan dapat terjadi secara langsung (tatap muka) maupun yang menggunakan media telepon. Sedangkan secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat. Baik komunikasi langsung ataupun komunikasi tidak langsung etika perlu diperhatikan.

Baca juga : Cara Menjadi Seorang Sekretaris yang Profesional

Hal-Hal yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi dengan semua anggota atau pimpinan perkantoran :

1. Tata krama pergaulan yang baik

2. Norma kesusilaan dan budi pekerti

3. Norma sopan santun dalam segala tindakan

Komunikasi merupakan salah satu bentuk yang sangat penting dalam kegiatan kantor. Seorang Manager harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun vertical atau secara diagonal. Pengurusan informasi (Information Handling)  yakni menyampaikan dan penerimaan berita akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.

B. ETIKA MENERIMA TAMU

                Dalam menerima tamu ada hal-hal yang harus diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

1. Apabila sudah ada janji, tepat waktu, apabila sedang ada tugas diluar kantor harus menghiraukan dan meminta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimnbangkan)

2.  Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan berjabat tangan.

3. Berikan sapaan ramah kepada tamu.

C. TATA CARA MENGANTAR DAN MELAYANI TAMU

1. Jangan membeda-bedakan tamu.

2. Bagian penerimaan tamu adalah wajah perusahaan.

3. Apabila tamu datang segera disambut.

4. Etika mengantar tamu tunjukkan ke arah yang dituju.

5. Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.

6. Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak ke arah tamu.

JENIS-JENIS SURAT

JENIS-JENIS SURAT

        A.       PENGERTIAN DAN FUNGSI SURAT

Ø  SURAT : Satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.

Ø  FUNSI : Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, Alat Pengingat, Dokumentasi historis, dan Jaminan keamanan.

        B.      JENIS SURAT

1. MENURUT ISI DAN PENGIRIMNYA : 

Ø  SURAT RESMI (OFFICIAL LETTER)
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal. Macam-macam surat resmi :
1.       Surat Keputusan
2.       Surat Permohonan
3.       Surat Perintah
4.       Surat Kuasa
5.       Surat Panggilan/Undangan
6.       Surat Edaran
Berikut adalah contoh surat resmi :

Ø  SURAT NIAGA
Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut dengan surat dagang atau surat bisnis. Macam-macam surat niaga :
1.       Surat Penawaran Barang atau Jasa
2.       Surat Permintaan barang atau Jasa
3.       Surat Pesanan Barang atau Jasa
4.       Surat Tagihan
Berikut adalah contoh surat niaga :

Ø  SURAT PRIBADI (PERSONAL LETTER)
Surat Pribadi adalah jenis surat yang dibuat untuk keperluan pribadi atau personal yang ditujukan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun kepada organisasi/ perusahaan. Macam-macam surat pribadi :
1.      Surat Pribadi Kekeluargaan
2.      Surat Pribadi Setengah Resmi
Berikut adalah contoh surat pribadi :

      2. MENURUT MAKSUD DAN TUJUANNYA
      Ø  SURAT KEPUTUSAN
        Surat keputusan adalah surat yang berisi tentang keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut.

     

Ø  SURAT PERINTAH
 Surat Perintah adalah surat yang diberikan oleh pihak atasan atau instansi untuk bawahan atau anggota instansi agar melaksanakan tugas tertentu yang diberikan atasan.

      Ø  SURAT PERMOHONAN
Surat permohonan adalah surat yang didalamnya berisikan permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Biasanya surat permohonan dibuat atas dasar kebutuhan yang tidak dapat diselesaikan secara mandiri. Baik itu instansi, lembaga, komunitas, organisasi dan lainnya. Sekolah sebagai sebagai lembaga non profit, tentunya sangat memerlukankan pihak lain dalam menunjang pelaksanaan kegiatan sekolah.

      Ø  SURAT PERINGATAN
  Surat peringatan adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang dikirim kepada karyawan atau relasi yang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

      Ø  SURAT PANGGILAN
Surat panggilan adalah surat untuk memberitahukan kepada orang yang dituju mengenai undangan yang sangat penting.

      Ø  SURAT PENAWARAN
Surat penawaran adalah surat yang ditulis untuk memperlihatkan maksud suatu perusahaan untuk menjalin kerja sama kepada perusahaan lainnya.

      Ø  SURAT PERJANJIAN
Surat perjanjian adalah perjanjian tertulis antara kedua belah pihak yang bermaksut agar kedua belah pihak sama-sama menepati isi perjanjian yang telah dibuat dan disetujui bersama.

      Ø  SURAT PESANAN
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada calon penjual guna memesan suatu barang yang diinginkan oleh pembeli.

      Ø  SURAT PENGANTAR
Surat pengantar merupakan surat yang dibuat dengan tujuan untuk memberitahukan pada pihak yang dituju bahwa hal yang ingin dilakukan oleh si pembawa surat telah diketahui dan atas ijin seseorang yang bertanggung jawab.

    3. MENURUT WUJUD BENTUK SURAT

     Ø  KARTU POS
Kartu pos adalah selembarkertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat.

     Ø  WARKAT POS
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari selembar kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai juga sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang lumayan panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

     Ø  NOTA
Nota adalah bukti dari transaksi untuk pembelian barang atau penjualan barang secara tunai, nota dapat dibuat menjadi 2 rangkap yaitu pada lembar pertama diserahkan kepada pembeli sedangkan lembar yang kedua atau salinan di simpan pihak penjual untuk bahan pencatatan pada laporan keuangan perusahaan atau toko tersebut.

    4. MENURUT JAMINAN

     Ø  SURAT SANGAT RAHASIA
Surat sangat rahasia adalah surat yang di sampaikan seseorang untuk seseorang yang tidak  boleh di beritaukan ke orang lain dan pengiriman surat tersebut oleh penulisnya langsung.

     Ø  SURAT RAHASIA
Surat rahasia adalah surat yang di rahasiakan namun pengiriman surat tersebut tidak melalui penulis

     Ø  SURAT KONFIDENSIAL
Surat konfidensial adalah surat yang isinya bersifat rahasia dan terbatas untuk kalangan tertentu. Dalam arti lain, surat konfidesial tersebut hanya ditujukan untuk pejabat tertentu dan bukan ditujukan/disebarluas sebarluaskan dalam suatu organisasi. Contoh: surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

     Ø  SURAT BIASA
Surat Biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban, permohonan, dan sebagainya yang dikirimkan dari suatu Instansi kepada Instansi lain di luar Instansi pengirim.

       5. MENURUT URGENSI 

     Ø  SURAT KILAT KHUSUS
Surat kilat khusus merupakan surat yang isinya memerlukan tanggapan atau proses penyelesaian  dengan segera sehingga harus lebih cepat dari surat biasa, dan harus didahulukan.

     Ø  SURAT KILAT SANGAT SEGERA
Surat kilat sangat segera memerlukan tanggapan penyelesaian dengan secepatnya, jadi harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama sehingga harus untuk dijadikan prioritas utama.

     Ø  SURAT BIASA
Surat biasa termasuk jenis surat yang tidak membutuhkan tanggapan atau penyelesaian dengan cepat atau segera, jadi surat ini dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.